중소기업의 노후된 PC와 네트워크 장비 저장매체, 파기 증빙은 어디까지 남겨야 하는가

장비를 교체할 때 담당자가 가장 먼저 확인하는 것은 대체로 "데이터를 지웠는가"입니다. 그런데 몇 달이 지나 감사가 시작되거나 고객사에서 보안 실사 자료를 요구했을 때 실제로 필요한 것은 지웠다는 기억이 아니라, 지웠다는 사실을 지금 이 자리에서 보여줄 수 있는 문서입니다. 실무에서 가장 자주 문제가 되는 지점은 처리 자체가 아니라 이 둘 사이의 거리입니다.

인력과 절차가 상대적으로 얇은 중소기업에서는 이 거리가 더 벌어지기 쉽습니다. 담당자가 정보보호 업무만 전담하는 경우가 드물고, 장비 교체는 대개 다른 업무 일정에 밀려 급하게 처리됩니다. 그래서 "지웠다"는 확인은 구두로 끝나고, 매체는 중고 업자나 임대사에 그대로 넘어가며, 몇 달 뒤 그 장비가 어디로 갔는지 아무도 설명하지 못하는 상태가 됩니다. 문제는 이런 상태가 법적으로 허용되는 범위 안에 있지 않다는 점입니다.

증빙을 요구받는 상황은 대개 예고 없이 찾아옵니다. 대기업과 거래를 시작하면서 협력사 보안 실사 항목에 저장매체 처리 절차가 들어 있는 경우, 개인정보 처리방침에 기재한 파기 절차와 실제 운영이 일치하는지 확인을 요구받는 경우, 혹은 다른 사건을 계기로 조사가 확대되면서 과거 장비 처분 이력을 소명해야 하는 경우가 모두 여기에 해당합니다. 이때 필요한 자료를 뒤늦게 모으려 하면, 처리 자체는 문제없이 이루어졌더라도 그 사실을 입증할 방법이 남아 있지 않은 경우가 많습니다.

증빙의 하한선은 이미 법령에 적혀 있습니다

파기 증빙을 어디까지 남겨야 하는지에 대한 답은 의외로 명확한 곳에 있습니다. 표준 개인정보 보호지침은 개인정보처리자가 개인정보의 파기에 관한 사항을 기록하고 관리하도록 정하고 있으며, 여기에 더해 개인정보 보호책임자가 파기 시행 후 그 결과를 확인하도록 규정하고 있습니다. 즉 기록을 남기는 것과 책임자가 결과를 확인하는 것, 이 두 가지는 권장 사항이 아니라 이미 정해진 최소 요구 사항입니다.

여기서 주목할 것은 규정의 구조입니다. 기록만 요구했다면 처리 업체가 발급한 확인서 한 장을 파일에 끼워 두는 것으로 충분했을 것입니다. 그런데 지침은 책임자의 사후 확인을 별도로 요구합니다. 이는 파기가 실제로 이루어졌는지를 조직 내부의 누군가가 검증하는 절차가 있어야 한다는 의미입니다. 외부 업체가 처리했다는 사실과 우리 조직이 그 결과를 확인했다는 사실은 서로 다른 기록이며, 둘 다 있어야 요구 사항이 충족됩니다.

그렇다면 "파기에 관한 사항"에 무엇을 담아야 하는지가 다음 질문이 됩니다. 지침이 항목을 열거하고 있지는 않지만, 사후에 특정 매체의 처리 이력을 재구성할 수 있어야 한다는 목적에서 역산하면 필요한 요소는 분명해집니다. 대상 매체의 종류와 일련번호, 그 매체가 담고 있던 정보의 성격, 적용한 파기 방법, 처리 일시와 장소, 수행한 주체와 입회 여부, 그리고 결과를 확인할 수 있는 문서입니다. 이 항목들이 서로 연결되어 있지 않고 따로 존재하면, 문서가 있어도 특정 장비에 대한 질문에 답하지 못합니다.

파기 시점에 관한 기준도 함께 정해져 있습니다. 같은 지침은 보유 기간이 지났거나 처리 목적이 달성되는 등 개인정보가 불필요하게 되었을 때 정당한 사유가 없는 한 5일 이내에 파기하도록 규정합니다. 창고에 쌓아 둔 노후 PC가 "언젠가 처리할 물건"으로 남아 있는 상황은, 그 안에 개인정보가 담겨 있다면 이미 기한을 넘긴 상태일 수 있습니다.

규모가 작다고 면제되는 조항이 아닙니다

중소기업 담당자들이 자주 하는 오해 중 하나는 개인정보 보호 관련 의무가 기업 규모에 따라 완화된다는 인식입니다. 실제로 규모를 기준으로 예외를 두는 조항이 있기는 합니다. 개인정보의 안전성 확보조치 기준은 내부 관리계획 수립 의무에 대해 일정 규모 미만의 정보주체를 처리하는 소상공인과 개인, 단체에 한해 생략할 수 있도록 단서를 두고 있습니다. 암호 키 관리 절차나 접속기록 보관 기간처럼 처리하는 정보주체 수에 따라 요건이 달라지는 조항도 있습니다.

제재의 구조도 같은 방향을 가리킵니다. 개인정보가 불필요하게 되었는데도 파기하지 않은 경우에 대해서는 별도의 과태료 규정이 마련되어 있으며, 이 규정에는 기업 규모에 따른 차등이 들어 있지 않습니다. 뒤에서 다룰 매출액 연동 과징금과 달리 과태료는 매출 규모와 무관하게 산정되므로, 규모가 작을수록 부담의 상대적 무게는 오히려 커집니다.

그러나 파기에 관한 조항에는 이런 단서가 붙어 있지 않습니다. 안전성 확보조치 기준은 개인정보를 파기할 경우 완전파괴, 전용 소자장비를 이용한 삭제, 데이터가 복원되지 않도록 하는 초기화 또는 덮어쓰기 중 하나의 조치를 하도록 정하고 있고, 이 요구는 개인정보처리자의 규모와 무관하게 적용됩니다. 파기 사실을 기록하고 책임자가 확인하도록 한 지침의 조항도 마찬가지입니다. 직원이 다섯 명인 회사와 오백 명인 회사가 이 지점에서는 같은 기준을 적용받습니다.

"복원 불가능"은 절대적 완전성을 뜻하지 않습니다

증빙의 수준을 판단할 때 실질적인 기준이 되는 조항이 하나 더 있습니다. 표준 개인정보 보호지침은 시행령이 말하는 "복원이 불가능한 방법"을 현재의 기술 수준에서 사회통념상 적정한 비용으로 복원이 불가능하도록 조치하는 방법으로 정의합니다. 이 정의는 두 가지를 동시에 알려 줍니다.

하나는 무한한 수준의 안전성을 요구하지 않는다는 점입니다. 세상의 모든 기술을 동원해도 절대 복구할 수 없어야 한다는 뜻이 아니라, 현실적으로 통용되는 기술과 비용의 범위 안에서 복원이 되지 않으면 된다는 의미입니다. 다른 하나는, 그렇기 때문에 판단의 근거가 필요하다는 점입니다. 적정한 비용과 기술 수준이라는 기준은 상황에 따라 달라지므로, 우리가 어떤 매체에 어떤 방법을 적용했고 왜 그 방법이 그 매체에 적정했는지를 설명할 수 있어야 합니다.

이 기준은 모든 매체에 같은 방법을 적용할 필요가 없다는 뜻이기도 합니다. 회의실 공용 PC에서 임시 파일 정도만 오간 디스크와, 고객 명부와 계약서 사본이 수년간 쌓인 서버 디스크에 요구되는 안전성의 수준은 같지 않습니다. 담긴 정보가 민감할수록 복구를 시도할 동기가 커지고, 그만큼 "적정한 비용"의 범위도 넓어지기 때문입니다. 따라서 처리 방식을 정할 때는 매체의 종류와 함께 그 매체가 담았던 정보의 등급을 같이 보아야 하며, 이 판단 과정이 기록에 남아 있어야 나중에 왜 그 방법을 선택했는지 설명할 수 있습니다.

증빙의 범위를 정하는 실무적 답은 여기서 나옵니다. 증빙은 "삭제했음"이라는 결론만 담은 문서가 아니라, 매체의 종류와 그 매체가 담고 있던 정보의 성격, 적용한 방법, 그 방법이 해당 매체에서 유효하다고 판단한 근거가 함께 남은 기록이어야 합니다. 이 연결이 끊어져 있으면 확인서가 있어도 판단의 적정성을 설명할 수 없습니다.

목록에서 통째로 빠지는 장비, 네트워크 장비

노후 장비를 정리할 때 대부분의 조직은 PC와 서버, 외장하드까지는 목록에 올립니다. 그런데 라우터, 스위치, 방화벽, UTM 같은 네트워크 장비는 저장매체를 가진 기기로 인식되지 않는 경우가 많습니다. 화면에 파일 탐색기가 뜨지 않고 사용자가 문서를 저장하지 않기 때문에, 데이터를 담고 있다는 감각 자체가 잘 생기지 않습니다.

그러나 이 장비들은 동작을 위해 설정 정보를 반드시 어딘가에 저장해 두어야 합니다. 접속 계정과 인증 정보, 외부와 연결되는 터널의 설정, 내부 대역 구성과 접근 제어 규칙이 모두 장비 내부의 저장 소자에 기록됩니다. 저장 용량이 작다는 것과 저장하는 정보가 덜 중요하다는 것은 전혀 다른 문제입니다.

이 인식이 얼마나 위험한지를 보여 주는 실증 연구가 있습니다. 보안 기업 ESET은 중고 시장에서 확보한 네트워크 장비 열여섯 대의 설정 데이터를 분석했고, 그중 아홉 대에서 이전 사용 조직의 민감한 정보가 그대로 남아 있는 것을 확인했습니다. 절반을 넘는 비율입니다. 남아 있던 내용은 관리자 계정 정보, VPN 접속 설정, 암호 키, 그리고 조직의 내부 네트워크 구조와 원격지 사업장 연결 관계였습니다. 연구진은 이 정보만으로도 공격의 출발점을 만들 수 있다고 평가했고, 조사 대상 장비의 출처에는 중견 규모 기업부터 대형 조직까지 폭넓게 포함되어 있었습니다.

네트워크 장비가 특히 놓치기 쉬운 또 다른 이유는 처분 경로가 다르다는 데 있습니다. PC는 대체로 조직이 소유하고 있다가 한꺼번에 처분하지만, 라우터와 방화벽은 통신사나 유지보수 업체가 제공한 장비인 경우가 많아 계약 종료와 함께 그대로 회수됩니다. 장애가 발생한 장비를 교체할 때도 고장 난 본체를 제조사나 공급사로 돌려보내는 방식이 일반적입니다. 이 경로에서는 장비가 "처분" 절차를 거치지 않고 조직 밖으로 나가기 때문에, 파기 대상 목록에 오르지 않은 채 반출되는 일이 반복됩니다.

네트워크 장비에 남는 정보의 성격은 PC에 남는 정보와 다릅니다. PC에는 개인정보와 업무 자료가 남지만, 네트워크 장비에는 조직에 접근하기 위한 열쇠와 지도가 남습니다. 전자는 유출 그 자체가 피해이고, 후자는 이후에 벌어질 침해의 준비 재료가 됩니다. 중소기업의 경우 라우터 한 대에 본사와 지점, 재택 근무자 접속까지 모두 묶여 있는 구성이 흔하기 때문에, 장비 한 대에 담긴 정보의 범위가 조직 전체와 사실상 일치하기도 합니다.

공장초기화가 파기를 대신하지 못하는 지점

네트워크 장비를 처분할 때 가장 흔히 선택되는 방법은 공장초기화입니다. 그런데 앞의 연구 결과가 보여 주듯, 초기화 버튼을 눌렀다고 해서 데이터가 사라졌다고 단정하기 어렵습니다. 많은 장비에서 초기화는 설정을 참조하지 않는 상태로 되돌리는 동작에 가깝고, 저장 영역에 기록된 내용을 물리적으로 제거하는 동작과는 다릅니다.

여기에 매체 특성이 겹칩니다. 네트워크 장비 대부분은 플래시 기반 저장 소자를 사용합니다. 플래시 매체는 수명을 고르게 쓰기 위해 데이터를 여러 영역에 분산해 기록하고 내부적으로 위치를 바꿔 가며 관리하기 때문에, 겉으로 보이는 주소를 지웠더라도 실제 소자에는 이전 내용이 남아 있을 수 있습니다. 안전성 확보조치 기준이 초기화나 덮어쓰기를 인정하면서도 "데이터가 복원되지 않도록"이라는 조건을 붙인 이유가 여기에 있습니다. 초기화라는 행위 자체가 아니라 복원되지 않는 결과가 요건입니다.

증빙의 관점에서 보면 더 근본적인 문제가 하나 더 있습니다. 공장초기화는 결과를 검증할 수단이 없다는 점입니다. 버튼을 눌렀다는 사실은 남지만, 그 결과 데이터가 실제로 복원 불가능한 상태가 되었는지를 확인해 주는 기록은 생기지 않습니다. 인증된 영구삭제 도구가 삭제 수행 이후 검증 절차를 거쳐 리포트를 남기는 방식과, 물리적 파기가 매체 자체를 확인 가능한 형태로 무력화하는 방식은 모두 이 검증 가능성을 확보하기 위한 것입니다. 처리 방식을 고를 때 "지워지는가"만이 아니라 "지워졌음을 보여 줄 수 있는가"를 함께 따져야 하는 이유입니다.

매체를 구분하는 일이 중요한 이유도 같습니다. 자기장을 이용해 데이터를 지우는 디가우징은 하드디스크나 LTO 테이프처럼 자성 기록 방식을 쓰는 매체에서 유효하며, SSD나 NVMe, eMMC 같은 플래시 매체에는 효과가 없습니다. 노후 장비를 한꺼번에 정리하다 보면 NAS에 들어 있던 하드디스크와 라우터의 내장 플래시가 같은 상자에 담기게 되는데, 이 둘에 같은 처리를 적용하면 한쪽은 처리되고 한쪽은 처리되지 않은 상태로 반출됩니다. 목록 단계에서 매체 유형을 함께 기록해야 하는 실질적인 이유가 이것입니다.

재사용과 완전 파기는 증빙의 형태가 다릅니다

노후 장비의 처분 경로는 대체로 세 갈래로 나뉩니다. 사내에서 다른 용도로 재사용하는 경우, 중고로 매각하거나 임대사에 반납하는 경우, 그리고 불용 처분하여 매체까지 없애는 경우입니다. 앞의 두 경우는 매체가 물리적으로 살아남아야 하므로 물리적 파괴를 적용할 수 없고, 대신 인증된 영구삭제 방식으로 처리한 뒤 그 결과를 검증한 리포트가 증빙이 됩니다. 세 번째 경우에는 매체를 물리적으로 무력화하고 매체 단위의 확인서를 남기는 방식이 적합합니다.

이 갈래를 언제 정하는지도 실무에서는 중요합니다. 매체를 한곳에 모아 둔 다음에 처리 방식을 고민하기 시작하면, 그 사이의 보관 기간 동안 매체는 여전히 데이터를 담은 채 통제가 느슨한 상태에 놓입니다. 반대로 반출을 계획하는 단계에서 어떤 장비가 재사용 경로로 가고 어떤 장비가 완전 파기 대상인지를 미리 나누어 두면, 각각에 맞는 처리와 증빙을 한 번의 작업으로 마칠 수 있습니다. 대상 선정과 내부 승인은 조직이 판단할 영역이지만, 그 판단이 처리 단계보다 앞서야 한다는 점은 어느 조직에나 공통됩니다.

이 구분이 중요한 이유는, 증빙을 요구받는 상황에서 질문이 "파기했습니까"가 아니라 "이 시리얼의 매체가 어떻게 되었습니까"의 형태로 들어오기 때문입니다. 매각한 장비와 파괴한 장비가 하나의 목록에서 관리되지 않으면 이 질문에 답할 수 없습니다. 수량만 맞추는 방식도 같은 한계를 갖습니다. 스무 대를 내보내고 스무 대를 처리했다는 기록은, 그 스무 대가 같은 스무 대라는 사실까지 증명하지는 못합니다. 일련번호가 기록의 축이 되어야 하는 이유입니다.

외부에 맡기는 순간 감독 의무가 함께 붙습니다

중소기업은 파기 작업을 내부에서 수행할 설비를 갖추기 어렵기 때문에 외부 업체에 맡기는 경우가 대부분입니다. 이때 개인정보 보호법의 위탁 조항이 적용됩니다. 처리 업무를 위탁할 때는 위탁 목적 외 처리 금지와 기술적·관리적 보호조치에 관한 사항 등을 포함한 문서로 계약해야 하고, 위탁자는 수탁자가 개인정보를 안전하게 처리하는지 감독할 책임을 집니다. 맡겼다는 사실만으로 책임이 이전되지 않는다는 뜻입니다.

가장 취약한 구간은 매체가 사무실을 떠난 시점부터 처리가 완료되는 시점까지입니다. 이 구간에서는 매체가 조직의 물리적 통제 밖에 있으면서도 데이터는 그대로 살아 있습니다. 반출 시점에 목록과 수량, 인계 담당자를 기록하고 처리 완료 리포트의 일련번호가 그 목록과 일치하는지 확인하는 절차가 있어야 이 구간이 기록으로 이어집니다. 현장에서 처리하는 방식을 선택하면 이 구간 자체가 줄어들고, 담당자가 작업에 입회해 결과를 직접 확인할 수 있다는 점도 판단 요소가 됩니다.

실무에서 이 조항이 의미하는 바는 단순합니다. 처리 업체를 고를 때 가격과 수거 일정만 볼 것이 아니라, 매체 종류별로 어떤 방식을 적용하는지, 처리 결과를 어떤 형태의 문서로 제공하는지, 반출부터 처리 완료까지의 인계 과정이 기록으로 남는지를 계약 전에 확인해야 합니다. 이 확인 과정 자체도 감독 이력의 일부가 됩니다. 반대로 이런 확인 없이 매체를 넘기면, 사고가 발생했을 때 위탁자가 감독 의무를 이행했다는 근거를 제시하기 어려워집니다.

9월 이후, 증빙은 방어 문서 이상의 의미를 갖습니다

2026년 3월 공포된 개정 개인정보 보호법이 같은 해 9월 11일 시행됩니다. 가장 널리 알려진 변화는 반복적이거나 중대한 침해 행위에 대한 과징금 상한이 전체 매출액의 3퍼센트에서 10퍼센트로 높아진다는 점입니다. 이 조항 자체는 대규모 유출 사고를 겨냥하고 있어 중소기업이 곧바로 체감할 대상은 아닐 수 있습니다. 개인정보보호위원회 역시 영세기업의 경미한 위반에 대해서는 시정 기회를 부여하되 위반이 반복되는 경우에는 엄정하게 대응하겠다는 방향을 밝힌 바 있습니다. 다만 이 기조에서 "반복"의 판단 근거가 되는 것은 결국 조직이 앞선 지적에 대해 무엇을 조치했는지를 보여 주는 기록입니다.

중소기업이 이 변화에서 실질적으로 체감하게 될 경로는 다른 쪽일 가능성이 높습니다. 규제 수준이 올라가면 대기업은 자사의 위험을 줄이기 위해 협력사와 수탁사에 요구하는 기준을 함께 높입니다. 계약 갱신 시점에 보안 점검 항목이 늘어나고, 그 항목 안에 저장매체 처리 절차와 증빙 보관 여부가 포함되는 흐름이 이미 진행되고 있습니다. 이 경우 규제 강화는 과징금이 아니라 거래 조건의 형태로 도달합니다.

함께 입법예고된 시행령 개정안에는 개인정보 보호를 위한 예산과 인력, 설비 투자를 실질적으로 이행한 기업에 과징금을 감경하는 방안도 포함되었습니다. 이 방향이 확정되어 운영된다면 파기 증빙의 성격이 한 단계 달라집니다. 지금까지 파기 기록이 사고 이후 책임을 방어하는 문서였다면, 앞으로는 조직이 보호 조치를 실제로 수행해 왔다는 사실을 증명하는 자료로도 기능하게 됩니다. 처리 결과 리포트와 매체 단위 확인서가 쌓여 있는 조직과 그렇지 않은 조직의 차이는, 사고가 났을 때뿐 아니라 평가를 받는 국면에서도 드러나게 됩니다.

마무리

파기 증빙을 어디까지 남겨야 하는지에 대한 답은, 결국 "나중에 이 매체 한 대에 대해 질문을 받았을 때 답할 수 있는가"로 좁혀집니다. 이 질문을 기준으로 삼으면 필요한 기록의 범위가 자연스럽게 정해지고, 반대로 이 기준 없이 서류만 모으면 양은 늘어나도 정작 필요한 순간에 쓰이지 않습니다.

노후 PC와 네트워크 장비를 정리하는 일은 대개 다른 업무의 뒤편에서 처리됩니다. 그래서 판단 기준이 없으면 그때그때의 사정에 따라 처리 방식이 달라지고, 몇 달 뒤에는 무엇을 어떻게 처리했는지 아무도 재구성하지 못하는 상태가 됩니다. 필요한 것은 거창한 체계가 아니라 세 가지 확인입니다. 지금 반출을 기다리는 매체가 무엇이고 어떤 종류인지, 그 매체가 담고 있던 정보의 성격이 무엇인지, 그리고 재사용 경로로 나가는지 완전 파기 대상인지입니다. 이 세 가지가 정리되면 나머지는 방법과 기록의 문제가 됩니다.

알테크코리아는 DieHDD™ 브랜드로 저장매체 파기 서비스를 제공하고 있습니다. 자성 매체에 대한 디가우징, 매체를 물리적으로 무력화하는 유압천공과 분쇄파기, 매체를 소멸시키는 소각파기, 그리고 매체를 재사용해야 하는 경우를 위한 Blancco 기반 인증 영구삭제를 매체 특성과 처분 경로에 맞추어 적용하고, 처리 결과를 리포트와 확인서로 제공합니다. 알테크코리아는 Blancco Korea 공식 파트너이자 KISIA 회원사입니다. 정리를 앞둔 PC와 서버, NAS, 네트워크 장비가 있다면 매체 종류와 수량을 정리해 문의해 주시기 바랍니다. 적용 가능한 파기 방식과 남길 수 있는 증빙의 형태를 함께 안내해 드리겠습니다.

관련 법령 원문

개인정보 보호법 제21조 1항 : 개인정보처리자는 보유기간의 경과, 개인정보의 처리 목적 달성, 가명정보의 처리 기간 경과 등 그 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 지체 없이 그 개인정보를 파기하여야 한다. 다만, 다른 법령에 따라 보존하여야 하는 경우에는 그러하지 아니하다.

개인정보 보호법 제21조 2항 : 개인정보처리자가 제1항에 따라 개인정보를 파기할 때에는 복구 또는 재생되지 아니하도록 조치하여야 한다.

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표준 개인정보 보호지침 제10조 1항 : 개인정보처리자는 개인정보의 보유 기간이 경과하거나 개인정보의 처리 목적 달성, 가명정보의 처리 기간 경과, 해당 서비스의 폐지, 사업의 종료 등 그 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 정당한 사유가 없는 한 그로부터 5일 이내에 그 개인정보를 파기하여야 한다.

표준 개인정보 보호지침 제10조 2항 : 영 제16조제1항제1호의 '복원이 불가능한 방법'이란 현재의 기술수준에서 사회통념상 적정한 비용으로 파기한 개인정보의 복원이 불가능하도록 조치하는 방법을 말한다.

표준 개인정보 보호지침 제10조 3항 : 개인정보처리자는 개인정보의 파기에 관한 사항을 기록ㆍ관리하여야 한다.

표준 개인정보 보호지침 제10조 4항 : 개인정보 보호책임자는 개인정보 파기 시행 후 파기 결과를 확인하여야 한다.

개인정보의 안전성 확보조치 기준 제13조 1항 : 개인정보처리자는 개인정보를 파기할 경우 다음 각 호 중 어느 하나의 조치를 하여야 한다. 1. 완전파괴(소각ㆍ파쇄 등) 2. 전용 소자장비(자기장을 이용해 저장장치의 데이터를 삭제하는 장비)를 이용하여 삭제 3. 데이터가 복원되지 않도록 초기화 또는 덮어쓰기 수행

개인정보의 안전성 확보조치 기준 제13조 2항 : 개인정보처리자가 개인정보의 일부만을 파기하는 경우, 제1항의 방법으로 파기하는 것이 어려울 때에는 다음 각 호의 조치를 하여야 한다. 1. 전자적 파일 형태인 경우 : 개인정보를 삭제한 후 복구 및 재생되지 않도록 관리 및 감독 2. 제1호 외의 기록물, 인쇄물, 서면, 그 밖의 기록매체인 경우 : 해당 부분을 마스킹, 천공 등으로 삭제